Política TIRB

Introducción

Este documento es el conjunto de políticas, principios y procedimientos que aseguran que el Observatorio cumple con los más altos estándares de transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en todas sus actividades y operaciones.

El objetivo principal de esta herramienta es garantizar que el Observatorio opere de manera ética y efectiva, y cumpla con las leyes y regulaciones aplicables a su naturaleza. La Política TIRB es, por consiguiente, una descripción detallada de las prácticas de gobierno del Observatorio, que incluyen la estructura y responsabilidades de la junta directiva, los procesos de toma de decisiones, la gestión financiera, los controles internos, la gestión de riesgos, la gestión de conflictos de interés, la ética y la conducta profesional.

Además, de manera detallada, establece las medidas que el propio Observatorio se autoimpone para prevenir y detectar el fraude, la corrupción, el mal uso de recursos, el acoso y cualquier otra actividad que pueda comprometer la integridad y la reputación de la entidad.

La Política TIRB es, en resumen, un marco de referencia que describe las prácticas y principios de gobernanza que rigen la organización bajo prismas de transparencia, responsabilidad y eficiencia.

Estructura organizativa

En esta sección nos remitimos a los Estatutos vigentes del Observatorio, donde se regula la estructura organizativa, el funcionamiento interno de la entidad y el régimen de adopción de acuerdos. De acuerdo con el Capítulo III de los Estatutos, relativo a los órganos de gobierno, el Observatorio cuenta con dos órganos principales de gobierno y representación: la Asamblea General y la Junta Directiva.

• La Asamblea General es el órgano supremo de gestión de la entidad y está integrada por el conjunto de personas asociadas. Puede reunirse con carácter ordinario o extraordinario y tiene atribuidas funciones esenciales como la aprobación de la gestión de la Junta Directiva, las cuentas anuales, las cuotas, las actividades de la entidad, la modificación estatutaria o la elección de la Junta Directiva, entre otras competencias recogidas en los artículos 21 y 22 de los Estatutos. Asimismo, los Estatutos regulan expresamente su régimen de convocatoria, constitución, quorum y adopción de acuerdos.
• Por su parte, la Junta Directiva es el órgano encargado de la gestión y representación ordinaria de la Asociación, actuando de forma colegiada. Está compuesta por la Presidencia, la Secretaría, la Tesorería y hasta cuatro vocalías. Sus funciones comprenden la dirección de las actividades sociales, la gestión económica y administrativa, la ejecución de los acuerdos de la Asamblea General y cuantas facultades no estén expresamente reservadas a ésta, tal y como establecen los artículos 23 a 26 de los Estatutos.

Los Estatutos regulan igualmente el procedimiento de elección de la Junta Directiva, la duración de su mandato, su régimen de funcionamiento interno, el sistema de adopción de acuerdos y el régimen de bajas, vacantes y revocación de sus miembros.

Asimismo, el artículo 27 define las atribuciones específicas de los órganos unipersonales de la entidad —Presidencia, Secretaría, Tesorería y Vocalías—, estableciendo sus respectivas responsabilidades en materia de representación institucional, funcionamiento administrativo, gestión económica y coordinación interna.

Finalmente, los Estatutos contemplan la posibilidad de que la Junta Directiva constituya comisiones de trabajo y estudio para el desarrollo de objetivos o tareas específicas, reforzando así el carácter técnico.

Políticas y procedimientos

En esta sección se establecen las políticas y procedimientos clave del Observatorio en materia de buen gobierno, entendiendo éste como el conjunto de mecanismos de gestión financiera, control interno, gestión de riesgos, prevención de conflictos de interés y ética y conducta profesional. Es más, el buen gobierno del Observatorio se sustenta en lo dispuesto en sus Estatutos, que establecen un funcionamiento democrático, colegiado y basado en la transparencia, la independencia y la rendición de cuentas.

Estructura de gobernanza sólida

El Observatorio se articula como una entidad sin ánimo de lucro, con personalidad jurídica propia y funcionamiento democrático, cuyos órganos de gobierno son la Asamblea General y la Junta Directiva, conforme a los artículos 20 a 27 de los Estatutos.

• La Junta Directiva es el órgano de gestión y representación, elegida por la Asamblea General por un mandato de tres años, con composición de entre cinco y siete miembros, e incluye Presidencia, Secretaría, Tesorería y vocalías.

• La Asamblea General es el órgano supremo de decisión, integrada por todas las personas asociadas, con competencias en aprobación de cuentas, elección de la Junta Directiva, modificación estatutaria y definición del marco ideológico y estratégico de la entidad.

El funcionamiento de ambos órganos se rige por principios de participación, voto personal e indelegable, mayorías democráticas y convocatorias reguladas. Además, el Observatorio podrá desarrollar reglamentos internos y códigos específicos, aprobados por la Asamblea General o dictados por la Junta Directiva en el marco de sus competencias, para regular el funcionamiento interno, la toma de decisiones y la ética organizativa.

Gestión adecuada de los recursos financieros

De acuerdo con el artículo 28 de los Estatutos, la gestión económica del Observatorio se basa en la transparencia, la planificación anual y la rendición de cuentas:

• Se elaborará un presupuesto anual, aprobado por la Asamblea General, que responderá a las necesidades de la entidad.
• Se llevará un registro detallado de ingresos y gastos, bajo el principio de caja única.
• La entidad contará con diversas fuentes de financiación, incluyendo cuotas de personas asociadas, subvenciones públicas, fondos privados, donaciones, contratos y convenios de colaboración.

La Tesorería, junto con la Presidencia, será responsable de la custodia y ejecución de los fondos, en el marco de sus competencias estatutarias. Asimismo, las personas miembro de la Junta Directiva no percibirán retribuciones por el ejercicio de sus funciones, garantizando la gratuidad de los órganos de gobierno, sin perjuicio del derecho a compensación de gastos debidamente justificados.

Establecimiento de controles internos sólidos

El Observatorio dispone de un sistema de control interno basado en la verificación, la trazabilidad y la calidad de la información, en coherencia con sus principios de transparencia y buen gobierno:

• Se han definido procedimientos para la gestión de la información, validación de datos y control de calidad, recogidos en documentos internos de acceso público para las personas asociadas.
• Se establecen políticas de gestión documental, almacenamiento seguro y protección de información sensible, garantizando su integridad y disponibilidad.
• La Secretaría es responsable de la custodia documental, del registro de la entidad y de la certificación de acuerdos.

Estos mecanismos se complementan con la facultad de la Junta Directiva para dictar normas internas y códigos de buena gobernanza.

Identificación y gestión de riesgos

El Observatorio incorpora la gestión de riesgos como elemento estructural de su planificación estratégica y presupuestaria:

• Se identifican riesgos potenciales como la falta de financiación, la insuficiencia de recursos humanos o la limitación de capacidades técnicas.
• Estos riesgos son incorporados en la planificación presupuestaria anual y en la definición de prioridades estratégicas.
• Se establecen medidas preventivas orientadas a minimizar su impacto y garantizar la continuidad de la actividad del observatorio.

La gestión de riesgos se entiende como un proceso dinámico ligado a la evaluación continua de la actividad de la entidad.

Gestión de conflictos de interés

De acuerdo con los Estatutos, especialmente en los artículos 14, 15, 16 y 17, el Observatorio establece un marco riguroso para la prevención y gestión de conflictos de interés:

• Las personas asociadas, colaboradoras y miembros de la Junta Directiva deben actuar con independencia, imparcialidad y objetividad.
• Se prohíbe la participación en decisiones cuando exista un conflicto de interés directo o indirecto.
• Los conflictos de interés serán identificados, comunicados y gestionados mediante los procedimientos internos establecidos por la Junta Directiva y, en su caso, la Asamblea General.

El incumplimiento de estas obligaciones puede dar lugar a la suspensión o pérdida de la condición de persona asociada o colaboradora, conforme al régimen disciplinario estatutario.

Ética y conducta profesional

El Observatorio se define como una entidad laica, feminista, plural, progresista y aragonesista, con un compromiso explícito con los derechos humanos, la igualdad y la justicia social (artículo 8 de los Estatutos).

En este marco, se establece un código ético y de conducta profesional, que regula los principios de honestidad, integridad, respeto, imparcialidad y compromiso con los derechos humanos, se promueve el uso obligatorio de lenguaje inclusivo y no sexista en todas las actividades y documentos de la entidad, se garantiza el compromiso con la transparencia, la participación democrática y la defensa de las personas en situación de vulnerabilidad y se articula un sistema de supervisión interna para asegurar el cumplimiento de los estándares éticos establecidos.

El Observatorio se reconoce además como agente de cambio social, comprometido con la mejora de las políticas públicas LGTBI y la promoción de la igualdad real y efectiva.

El conflicto de interés

El Observatorio entiende por conflicto de interés cualquier situación en la que las personas asociadas, colaboradoras o miembros de los órganos de gobierno puedan tener intereses personales, profesionales, económicos o relacionales que puedan influir —o parecer influir— en su capacidad para actuar con imparcialidad, objetividad e independencia en el ejercicio de sus funciones.

De acuerdo con los Estatutos (artículos 14, 15, 16 y 17), la entidad se rige por los principios de independencia, transparencia, objetividad y ausencia de intereses particulares en la toma de decisiones.

Supuestos de posible conflicto de interés

Se podrán activar procedimientos de identificación, análisis y gestión de conflicto de interés, entre otros, en los siguientes supuestos:

• Cuando una persona asociada, colaboradora o miembro de la Junta Directiva mantenga relación laboral, profesional o mercantil con entidades que financien al Observatorio o que sean objeto directo de análisis, evaluación o recomendación por parte del Observatorio.
• Cuando exista participación en entidades públicas o privadas cuyas políticas, programas o decisiones sean objeto de seguimiento por el Observatorio.
• Cuando existan vínculos familiares, afectivos o de amistad con responsables políticos, directivos o personas con capacidad de decisión en políticas públicas relacionadas con el ámbito LGTBI+.
• Cuando una persona pueda obtener un beneficio directo o indirecto derivado de decisiones adoptadas por el Observatorio o de su actividad de investigación, incidencia o evaluación.

Medidas de prevención y gestión

El Observatorio establece un sistema integral de prevención, detección y gestión de conflictos de interés basado en los siguientes principios:

1. Definición operativa clara y actualizada de conflicto de interés.
2. Declaración obligatoria de intereses antes de la participación en procesos de decisión, evaluación o contratación.
3. Abstención obligatoria en deliberaciones y votaciones cuando exista conflicto potencial o real.
4. Registro interno de conflictos de interés declarados y de las medidas adoptadas para su gestión.
5. Aplicación de criterios de transparencia, trazabilidad y rendición de cuentas en todas las decisiones relevantes.
6. Formación periódica a personas asociadas, colaboradoras y personal técnico en materia de integridad, ética pública y prevención de conflictos de interés.
7. Evaluación continua de riesgos de parcialidad en los procesos de análisis, evaluación y toma de decisiones.
8. Fomento de una cultura organizativa basada en la evidencia, la objetividad y la independencia analítica.

Decálogo ético y de conducta profesional

El Observatorio se dota de un Decálogo ético y de conducta profesional de obligado cumplimiento para todas las personas asociadas, colaboradoras, trabajadoras y miembros de los órganos de gobierno.

1. Las personas vinculadas al Observatorio deben actuar con integridad, independencia, imparcialidad, responsabilidad y transparencia en todas sus actuaciones.
2. Se comprometen a respetar la diversidad sexual, de género y familiar, así como a promover y defender los derechos humanos, rechazando cualquier forma de discriminación, violencia o acoso.
3. Se garantizará la confidencialidad de la información, la protección de datos personales y el respeto a la propiedad intelectual en el marco de la actividad del Observatorio.
4. Se deberán declarar y gestionar adecuadamente los posibles conflictos de interés conforme a los procedimientos establecidos.
5. La Junta Directiva habilitará canales seguros, accesibles y confidenciales de denuncia, garantizando la protección de la persona denunciante frente a cualquier forma de represalia, de acuerdo con los principios de buen gobierno.
6. Se exige el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos, privacidad y derechos digitales.
7. Se promoverá la formación continua y la actualización profesional como garantía de calidad, rigor técnico y mejora continua.
8. El incumplimiento de este Decálogo podrá dar lugar a medidas disciplinarias proporcionales, incluyendo la suspensión de derechos o la desvinculación de la entidad, conforme a los Estatutos.
9. Se garantizará el cumplimiento estricto de la legislación aplicable en materia de derechos humanos y derechos de las personas LGTBI.
10. El Observatorio fomentará una cultura organizativa basada en la ética pública, la transparencia, la evaluación continua y el cumplimiento normativo.

Transparencia y rendición de cuentas

El Observatorio garantiza la transparencia como principio estructural de su actividad y la rendición de cuentas como obligación permanente ante la ciudadanía, las personas asociadas y las entidades financiadoras. Para ello, se establecen las siguientes medidas:

1. Publicación periódica de informes de actividad y resultados.
2. Publicación de cuentas anuales, balances económicos y ejecución presupuestaria.
3. Sistema contable transparente, trazable y sujeto a control interno.
4. Portal de transparencia con acceso a información relevante de la entidad.
5. Participación de la comunidad LGTBI en procesos de deliberación, consulta y evaluación.
6. Sistemas de seguimiento, evaluación e indicadores de impacto.
7. Trabajo en red con otras organizaciones sociales, académicas e institucionales.
8. Políticas específicas de prevención y gestión de conflictos de interés.
9. Rendición de cuentas a entidades financiadoras públicas y privadas.
10. Garantía de independencia respecto a influencias políticas, económicas o institucionales.
11. Impulso de la transformación digital como herramienta de transparencia y eficiencia.
12. Desarrollo de herramientas digitales para análisis, investigación y participación.
13. Digitalización de procesos financieros y administrativos.
14. Formación continua en competencias digitales, transparencia y comunicación pública.
15. Establecimiento de alianzas estratégicas con entidades tecnológicas y sociales para la innovación en datos, análisis y participación.

Prevención y detección de fraude y corrupción

El Observatorio adopta una política de tolerancia cero frente al fraude, la corrupción y cualquier práctica contraria a la integridad institucional.

En este sentido, toda sospecha de fraude o corrupción será investigada de forma inmediata, rigurosa y documentada, aplicando las medidas disciplinarias correspondientes. Además, se realizarán auditorías internas periódicas y, cuando sea posible, auditorías externas independientes.

Asimismo, se garantizará la segregación de funciones, evitando la concentración de poder en procesos financieros, de contratación o control y se revisarán anualmente los procedimientos internos para garantizar su adecuación, eficacia y actualización.

Se desarrollarán acciones formativas periódicas en prevención de riesgos de fraude, corrupción y malas prácticas y se establecerán canales de denuncia confidenciales, seguros y accesibles, con protección expresa de la persona denunciante.

Se implementarán controles internos en procesos de contratación, compras y gestión de proveedores para evitar conflictos de interés y garantizar la transparencia.

Evaluación y revisión

Esta herramienta de política se someterá a un sistema de evaluación y mejora continua sustentada en los siguientes siete ejes:

1. La Junta Directiva designará una persona o equipo responsable del seguimiento, evaluación y revisión del sistema de buen gobierno, integridad y transparencia.
2. Se evaluará de forma periódica la eficacia de los sistemas de control interno, prevención de riesgos y cumplimiento ético.
3. El documento será revisado al menos una vez al año, incorporando mejoras, actualizaciones normativas y recomendaciones derivadas de la evaluación.
4. Se identificarán e implementarán controles adicionales cuando sea necesario para reforzar la integridad institucional.
5. Todas las revisiones deberán quedar debidamente documentadas, incluyendo hallazgos, decisiones adoptadas y medidas implementadas.
6. Los resultados de la evaluación serán publicados en un informe anual de transparencia y rendición de cuentas accesible a personas asociadas, entidades financiadoras y ciudadanía.
7. Se establecerá un sistema de seguimiento continuo para verificar la implementación efectiva de las mejoras adoptadas.